Психологія і Психіатрія

Тайм менеджмент

Тайм менеджмент - це способи організації тимчасового простору, з метою його найбільш економічного і одночасно ефективного використання. Тайм-менеджмент має на меті тренування усвідомленого уваги і контролю над часом, витраченим для здійснення певних завдань. Спочатку тайм-менеджмент використовувався виключно в діловій сфері, але поступово його методи стали актуальні для організації та особистого простору. Методи тайм-менеджменту складаються з безлічі технік, що включають первісну постановку мети, планування необхідних дій, розподіл і делегування завдань, складання пріоритетних списків.

Тайм-менеджмент - що це таке?

З інформаційним розвитком і прискоренням темпу життя суспільства, а також з підвищенням вимог в особливостях роботи, від людей вимагається виконання зростаючих обсягів завдань. Супутниками цього процесу часто є дедлайни і цейтнот. Ті, хто витримують таке навантаження шляхом напруження всіх сил і вишукування останніх резервів психіки, перебувають в хронічному стресі, нервовому перевтомі, надактивності психічних систем, що тягне за собою неврологічні і психосоматичні розлади. Справитися з розподілом навантаження для оптимізації роботи допомагає така технологія як тайм-менеджмент.

Основною причиною виникнення тайм-менеджменту є зростання рівня дефіциту часу. Це брак відведеного графіком тимчасового відрізка для виконання виділеної роботи в зв'язку з некоректною організацією діяльності самим працівником або керівництвом. Причинами виникнення дефіциту часу є відсутність плану роботи, неадекватність в оцінці здібностей людини, слабкий рівень контролю над особистими потребами, відсутність або недостатній рівень мотивації.

Ефективний тайм-менеджмент будується на грамотному плануванні, яке починається з щоденного аналізу на які дії було витрачено скільки часу, що дає можливість скласти найбільш підходящий план. У плануванні варто розділяти поставлені цілі щодо їх терміновості і включати тільки той обсяг завдань, з яким людина може реально впоратися (не варто розписувати весь день, краще спланувати 60% часу, а 40% залишити на непередбачені завдання).

У довгострокових цілях важливим моментом є спадний планування - багаторічна завдання розбивається на річні, річні на квартальні, потім на місячні і щоденні плани. При несподіваній зміні умов виникає необхідність перерозподіл завдань і ставиться питання їх пріоритетності.

Тайм-менеджмент - керування часом

Планування часу включає як корпоративний тайм-менеджмент, так і менеджмент особистого часу. З найперших правил особистої області - не працювати у вільний час, намагатися доробити всі робочі справи у відведений для цього час, мінімізувати тимчасові витрати на побут, спланувати вільний час так, щоб в ньому були присутні як культурно-емоційні заходи (концерти, виставки, театри) , так і фізичні (спорт, активні види відпочинку). Варто приділити окрему увагу дозвіллю в середині робочого тижня і наповнити хоча б один з вечорів активними заняттями, а також вільному часу у відрядженнях, де варто виділити кілька годин, присвячених огляду визначних пам'яток.

Основи тайм-менеджменту базуються на управлінні найбільш цінним і не поновлюваний ресурс - часом. Дана стратегія життя включає в себе теоретичні аспекти, певні філософські погляди, а також ряд визначальних принципів і практичних методів щодо структурування свого тимчасового простору. Безумовно, без внутрішнього усвідомлення та підтримки ідей розумного використання часу, дотримання практичних рекомендацій буде приносити менше ефективності, що обумовлено відсутністю стабільності їх виконання.

Сучасна назва цього напрямку саморозвитку не відображає його недавнього появи. Ще в античні часи людей цікавило питання найбільш оптимальної організації власного буття. Філософи того часу, які прагнуть до більшої власної ефективності, говорили про вплив планування діяльності на її продуктивність і робили упор на виконанні дій в залежності від їх важливості.

Зараз виділяють два основних напрямки: корпоративний тайм-менеджмент і особистий тайм-менеджмент. Корпоративний актуальний у великих компаніях, для керівників, які планують графік роботи всього підприємства, кожного відділу і завдання конкретної людини. З цією метою менеджер ранжує ступінь значущості поточних завдань і визначає терміни виконання, а так само скільки завдань варто видавати співробітнику, здійснює контроль виконання.

Для корпоративного тайм-менеджменту - управління часом характерним є моніторинг часових витрат для подальшого планування графіка. Також актуальним є постановка відразу декількох завдань на день, це перешкоджає застою діяльності, якщо одну з задач неможливо виконати в даний часовий відрізок з технічних причин.

Особистий тайм-менеджмент стосується окремої людини і може торкатися як його професійну область, так і сфери особистого часу, розвитку, відносин. Особистий тайм-менеджмент актуальний, коли у вашій голові все частіше крутиться панічна думка "не встигаю". Якщо ви ще не маєте потребу в допомозі серйозних фахівців, але відчуваєте, що сили закінчуються, ви замоталися, постійно працюєте, а просвіту не видно, значить, пора приділити увагу вашому взаємодії з часом. Налагодити його використання допоможе тайм-менеджмент, але перш ніж виконувати практичні рекомендації, візьміть паузу і визначте до чого ви внутрішньо прагнете, які ваші справжні цілі. При нестачі мотивації і дотриманні чужим цілям грамотне планування, звичайно, поліпшить ситуацію, але очі не загоряться і натхненна мотивація у вас не з'явиться. Основна запорука успіху та швидкого подолання поставлених цілей - це задоволення, яке отримує від процесу їх виконання і завершення.

Основи тайм-менеджменту дозволяють знизити виснаженість психічних резервів і підвищити продуктивність не за рахунок додатка більшої кількості сил, а за допомогою їх правильного розподілу.

Тайм-менеджмент спрямований не на те, щоб працювати більше, сильніше або весь час. Цей спосіб про те, як працювати ефективно, щоб залишалися сили і натхнення, щоб жити і розвивати особисті сфери, які є основоположними для нормального самовідчуття особистості. Первісне планування дозволяє, витрачаючи на це до десяти хвилин економити цілі години, які в подальшому можна витратити з задоволенням.

Ефективний тайм-менеджмент не є чимось позамежним, що вимагає специфічних навичок і навчання, він починається з внесення запланованих завдань в список - записуйте в блокнот, заносите в телефоні, використовуйте спеціальні додатки, але необхідні цілі повинні бути зафіксовані. Цей список слід переглядати і перевіряти на актуальність, редагувати протягом дня відповідно до нових виникаючими цілями і зміною пріоритетності. Кожне завдання має мати фіксовані терміни, час початку виконання. Психологічним прийомом стимулювання подальшої діяльності буде відзначення або викреслювання виконаних пунктів.

Тайм менеджмент допомагає керувати часом, роблячи життя більш насиченою, продуктивної і комфортної.

Правила тайм-менеджменту

Час неможливо повернути, розтягнути або зупинити, проте, можна керувати ним шляхом зміни насиченості корисності подій, що відбуваються в одиничний часовий проміжок.

Крім застосування технік тайм-менеджменту, які більш детально будуть розглянуті далі, слід стежити за організацією власного життя. Наприклад, дотримання порядку і структури в робочому просторі заощадить час на пошуки необхідного документа, папки або ще чогось. Організація робочого простору - то з чого слід починати оптимізацію власної діяльності. Зробіть все від вас залежне, щоб навколишня вас обстановка сприяла вашої продуктивності, надихала і викликала бажання проявляти активність. Обзаведіться допомагають пристроями (нерозумно користуватися друкарською машинкою, коли є ноутбук), підтримуйте порядок щодня (це легше, ніж розгрібати завали раз на півроку).

Ми діємо ефективніше, коли знаходимося в хорошому стані. Тому необхідно піклуватися про підтримку здоров'я і працездатності організму шляхом надання йому ресурсів поповнення енергії і відпочинку. Важливо вміти вчасно зупинитися, визнати, що ви не зможете переробити всі справи, навіть якщо перестанете їсти і спати. Робота на знемозі не принесе належних результатів, а організм потім все одно забере витрачені ресурси, шляхом хвороби або депресії. На першому місці завжди повинні стояти ви, дорогі вам люди і відносини, а потім вже робочі моменти. Так що встановіть собі графік і відпочивайте, пийте вітаміни і спите на зручній подушці.

При плануванні своєї майбутньої діяльності враховуйте ваші індивідуальні особливості і біоритми, а не йдіть прикладів чийогось дня. Ну, от не варто "совам" призначати на ранок справи, що вимагають граничної концентрації або швидкості, так само як жайворонків краще розвантажити свій вечір від відповідальних зустрічей. Беріть до уваги особливості свого життя, а особливо такі її моменти, в які ви зайняті очікуванням (чергою, дорога, запізнення іншої людини). В цей час, які багато витрачають даремно, ви можете виконати частину якихось справ, наприклад, почитати книгу або статтю, спланувати завтрашній день, зробити пару дзвінків, відповісти на повідомлення, дов'язати шарф, та інше.

Підходьте до всього творчо - поставте собі за мету знайти максимум можливостей для виконання нових завдань. Спочатку буде важко, але коли це стане стилем життя, ви помітите, виконання автоматичних дій можна включити ще іншу діяльність (слухати аудіокнигу, поки прибираєте або зробити пару дзвінків, поки друкуєте документ).

Складайте плани - на день, на рік, на життя і прагнете до виконання пунктів. Вибирайте найбільш важливе завдання на сьогоднішній день і негайно приступайте до його здійснення. Намічену справу слід здійснювати невідкладно, адже чим більше тягнете зі стартом, тим важче буде потім почати і тим більше посилюється ситуація.

Найчастіше при плануванні ми добре собі уявляємо, як буде виглядати початок діяльності, але не менш важливим вважається планування закінчення. Сюди входять такі параметри як кількість часу, необхідне для виконання діяльності, як повинен виглядати кінцевий результат, в яких випадках ви зупиняєте роботу в не залежності від результату, а в яких міняєте напрямок діяльності або коригуєте деталі.

Визначення значущості, времязатратності і вміння складати необхідні і раптові завдання, як фігурки тетріси - незамінні якості тайм менеджменту, для реалізації яких потрібна пластичність і готовність до змін при збереженні загального напрямку руху.

Тайм-менеджмент - як все встигнути?

Прагнення встигнути все загрожує неврозами, депресіями і нервовими зривами, так як жодна людина не здатний встигнути саме все. Це як бажання подобається всім - цілком зрозуміле, але реально не здійсненне. Потрібно поглянути на ситуацію об'єктивно, оцінивши свої можливості, потреби, здібності і поставлені завдання. І вибрати те, що є найбільш важливим, щоб встигнути хоча б це, а не розпорошуватися на всі види діяльності, втрачаючи, таким чином, досягнення цілком конкретних речей. Ми можемо те, що можемо. Тепер необхідно дізнатися що це.

Як все встигнути? Тайм-менеджмент може допомогти в цьому. Для початку варто зняти з себе більшу частину невідповідною реальності відповідальності і відмовитися від вирішення деяких питань. Важливим моментом є не відкласти на невизначений час, а саме відмовитися (в першому варіанті на вас весь час буде морально тиснути невиконана завдання, у другому ви отримуєте свободу і час). Викреслити зі свого записника можете завдання, які так чи інакше самі вирішаться без вашого втручання (відключення електрики в районі, допомога всім літнім людям на вулицях, пошук роботи для знайомих - все, що знаходиться за межами вашої відповідальності).

Решта справи перегляньте на можливість делегування. Адже не всі дії обов'язково виконувати самому. Авторський проект, похід до лікаря, проведення презентації - за вами, але от оплатити рахунок за квартиру можна попросити друга, що йде в ту сторону, замовлення канцелярії нехай оформить колега, яка проводить весь час в інтернеті, а доставку подарунка замовте кур'єру. Собі також залишайте ті питання, які ви можете делегувати, але якщо виконаєте їх самі, це розвинете якісь власні важливі навички. Дана форма витратить ваш час зараз, але дозволить економити його в подальшому, а можливо не тільки час, а й матеріальні ресурси (адже якщо ви навчитеся самі міняти колесо - то в подальшому будете економити на послугах евакуатора і автосервісу, а також з користю витратите час , витрачений на їх очікування).

Відкинувши непотрібне, залишається цілком конкретний список справ, які безпосередньо можуть вплинути на ваше життя і знаходяться в області вашої відповідальності. Виконати всі доручення керівника, встигнути зайнятися власними ідеями при цьому ще й відпочити. Все це можна встигнути, якщо слідувати правилам тайм менеджменту, які починаються зі складання власного графіка. Це стосується як працюють в офісі стандартні вісім годин, так і фрілансерів, які повністю розпоряджаються своїм часом. Першим слід планувати свою роботу, щоб встигнути її виконати в робочий час і не тягнути додому, другим, щоб робота взагалі відбулася і здійснювалася регулярно.

Дотримуючись основних правил тайм-менеджменту, необхідно розставити пріоритети і починати з виконання найбільш головного. Другорядні завдання перенесіть на час, що залишився або ви можете виконувати їх в перерві між важливими (наприклад, поки їдете з однієї зустрічі на іншу цілком можна оплатити рахунки, подзвонити подрузі або переглянути новинну стрічку). Вибрані справи намагайтеся виконувати послідовно, і не відволікаючись на другорядні завдання і попутні відволікаючі фактори. Найбільш ефективний спосіб - це братися тільки за одну справу і закінчувати його, а потім тільки приступати до другого. Інакше ви ризикуєте не встигнути за термінами відразу з декількома проектами, підвищити собі рівень емоційної напруги, а також знизити ефективність через постійне перемикання між різними завданнями.

Тайм-менеджмент включає в себе вміння мінімізувати відволікаючі фактори - з співробітниками можна поспілкуватися в обідню перерву, з рідними після роботи. Закрийте соціальні мережі і відверніться від перегляду смішних роликів - саме ці непомітні дрібні відволікання забирають більшу частину часу. Організуйте простір сприяє для роботи чином: подбайте про хороше освітлення, зручних меблів, наявності тільки необхідних аксесуарів; якщо ви працюєте вдома, то приберіть чашки-подушки-іграшки та інші спокусливі речі з поля зору, створіть робочу обстановку. Фільтр надходить до вас інформацію. Мозок не розрізняє наскільки важлива і корисна надходить ззовні інформація, він її аналізує, обробляє, запам'ятовує, витрачаючи свої резерви. Не завантажуйте себе голову марними відомостями, налаштуйте фільтри в соцмережах, глобально і інших новинних ресурсах. Витративши на це годину-другу, ви заощадите час на перегляді всього масиву інформації, і до того ж збережіть свіжість сприйняття.

Основне правило тайм-менеджменту - організуйте правильно свій відпочинок. Пам'ятайте, що протягом робочого дня повинні бути невеликі перерви хвилин по 15-30 для зміни діяльності і підтримки працездатності, а також один великий обідню перерву. Подбайте про вечірньому і вихідному дозвіллі, сплануйте свою відпустку - всі види відпочинку повинні приносити вам нові емоції і будуватися за принципом зміни діяльності і обстановки. Завантажений однотипної діяльністю людина швидко стомлюється, психічні процеси пригнічуються і пропадає інтерес до подій, тому якщо у вашій трудовій діяльності немає місця різноманітності, то ваше завдання - максимально урізноманітнити дозвілля і паузи.

Як все встигнути? Тайм-менеджмент говорить встигнути більше і відкинути неважливі справи допомагає техніка "останній день". Уявіть, що вам залишилося жити один день, на що б ви його витратили? Примерно с таким ощущением стоит просыпаться и стремиться жить, делая то, что необходимо максимально быстро, чтобы успеть больше. Ведь время не восстановишь, не купишь в аптеке.

Планируйте список предстоящих задач заранее, тогда на следующий день вы будете видеть, куда вам двигаться дальше. Постійно займайтеся коригуванням списку: викреслювання зроблених пунктів істотно мотивує, а перестановка або доповнення нових відображає актуальну ситуацію.

Шукайте мотивацію і займайтеся цікавими вам речами. Та діяльність, яка не несе особистої зацікавленості, буде здаватися важкою, виконання буде віднімати багато сил. Тому так важливо знайти для себе зовнішню чи внутрішню мотивацію, свій особистий сенс виконуваних дій. Людина, у якого є власна місія і людина, яка просто робить, що сказали, на одній і тій же посаді при однакових умовах відчуватимуть себе по-різному і мати різну ефективність.

Принципи тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент має низку технік і принципів, знання і використання яких допомагають структурувати свій час. Ключовий момент у тайм менеджменті - це визначення пріоритетності завдань, що в подальшому допомагає їх ефективно розпланувати або делегувати. Найбільш пріоритетне завдання з найсуттєвішими негативними наслідками завжди ставиться на перше місце, а решта виконуються тільки після її здійснення.

Для розподілу цілей по їх значимості підходить досить простий метод АБВГД, де букві А присвоюються найбільш важливі справи, і далі по зниженню ступеня важливості. Зазвичай справи, які потрапили в категорію Д можна викреслювати зі свого списку завдань або виконувати при наявності вільного часу, внутрішніх сил і бажання. У разі однаковою мірою шкоди при невиконанні декількох завдань, їм присвоюються категорії А1, А2 і далі. І виконуються вони у відповідності зі своїми номерами, зберігаючи сувору послідовність і принцип виконання наступного завдання після завершення попередньої. Тут спрацьовує закон примусової ефективності, оскільки щоб зробити абсолютно все життя не вистачить, але можна зробити найголовніше, за умови концентрації на обраній справі. Вибирайте найбільш вигідне, прибуткове, істотне і сосредотачивайте свої зусилля саме на цій діяльності.

Методи тайм-менеджменту різноманітні і займатися виділенням головного - це один з них. Систематизувати проранжувати справи можна за допомогою принципу Ейзехауера, в якому всі завдання діляться на чотири групи і мають відповідні стратегії вирішення, оптимальні для кожної групи. Першочергові завдання, на яких варто зосередити всю свою увагу - це термінові і важливі, найчастіше невиконання таких дій несе за собою найбільш плачевні результати. Важливі і термінові справи можна, звичайно, відкласти на якийсь час, але завбачливо варто виділити для них певний часовий відрізок, так як постійне відкладання важливих справ перетворює їх в термінові і обсяг першої категорії збільшується, що створює зайве навантаження. Термінові і не важливі справи - ті завдання, які постійно крадуть ваш час, відволікають від важливих справ. Максимально намагайтеся мінімізувати їх кількість або передоручати оточуючим. Нетермінові і неважливі справи можете або доручити комусь іншому або не виконувати.

Принцип "з'їж жабу з ранку" народився з притчі про те, що якщо вам необхідно в цей день з'їсти жабу, то краще з'їсти її з ранку і не мучитися, що залишився, навряд чи щось гірше вже трапиться з вами. Жаба в даному варіанті порівнюється з наявністю неприємного справи, відкладання якого буде підвищувати ваше емоційне напруження, наближати негативні наслідки. У таких випадках варто діяти рішуче і без зволікань - зробити необхідне максимально рано і швидко. Це такі ситуації, коли має бути дзвінок замовнику, який вам не подобається або пояснення прописних істин підлеглому, або звільнення людини. Починаючи свою роботу з позбавлення від подібних "жаб" ви забезпечуєте собі позитивний настрій і відчуття перемоги на весь день.

Принцип тайм-менеджменту важливого "немає" допомагає економити купу часу. Тренуйтеся відмовляти в проханнях, що не входять у ваші пріоритетні завдання або посадові обов'язки. Будьте тактовні, відмовляйте не людині, а пропонованого завданням. Визначте для себе, відмовивши яким непродуктивним діям, ви зможете заощадити багато часу. Це можуть бути постійні перекури і кави з колегами, обговорення останніх пліток і новин, телефонні розмови, які не стосуються роботи, виконання чужої роботи. Будинки це можуть бути безглузді перегляди рекламних пропозицій, перемикання каналів, гортання соціальної стрічки або виконання нескінченних прохань сусідів. Вчіться відмовляти, поважаючи людини і свого часу.

Правило "коні і вози" про знаходження гармонії між необхідністю виконання і можливістю відпочинку, яку можна коригувати постійно моніторячи список необхідних завдань. Можливо, якісь з ваших звичних і навіть автоматичних дій вже не актуальні або формальні, а якісь види діяльності з плином часу отримали більш зручну форму здійснення (особисту зустріч в іншому кінці міста можна замінити скайп, відправку індивідуальних листів - розсилкою). Постійно спостерігаючи за такими змінами, ви можете не тільки навантажувати "візок" новими обов'язками, а й позбуватися від старих і непотрібних, щоб не перевантажувати себе до стану, в якому неможливо зрушити з місця.

Принцип тайм-менеджменту "поїдання слона" - умовна назва для ситуацій, коли треба буде розв'язати якусь глобальну задачу. Найчастіше такі цілі розтягнуті в часі і вирішуються не за один місяць, вимагають постійного вкладення енергії, а результати, які будуть радувати своєю наявністю, з'являться ще не скоро. Для таких великих "слонів" доречно поділ їх на підзадачі ( "шматки, які можна з'їсти за один раз"). Розплануйте велику справу в кілька етапів, що мають своє логічне завершення, так видиме завершення одного, стимулюватиме до здійснення наступного. Зручний принцип не тільки для великих, але також для тривалих проектів. Завдання слід розбивати від більшого до меншого, поки принцип не стане ясний і прозорий, а самі завдання не перестануть викликати ступор своєю величезністю.

Принцип "швейцарського сиру" в чомусь схожий з "поїданням слона", відмінність полягає в тому, що "слон поїдається" все-таки в певній послідовності, яка має свою логіку і необхідність, тоді як в "поїданні сиру" ви можете рухатися хаотично і починати або продовжувати з того місця, яке вам зараз найбільш зручно чи легкодоступною.

Застосування цих методів досить дієво саме по собі, але може зажадати від вас творчого пристосування, так як для однієї ситуації може знадобитися використання декількох прийомів, а також слід розрізняти, для вирішення яких питань найбільш ефективні які методики.

Дивіться відео: ЛУЧШИЕ ПРАВИЛА ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА, КОТОРЫЕ РАБОТАЮТ! (Січень 2020).

Загрузка...